Организация мероприятий

Что мы делаем?

До мероприятия

  • Размещение регистрационной формы, он-лайн регистрация, сбор платежей без потерь участников.
  • Подбор и бронирование необходимых залов, оборудования, исполнителей под все виды необходимых услуг (проживание в отелях, транспорт, питание, полиграфия, и т.д.)

На мероприятии

  • Подготовка площадки проведения
  • Развертывание стойки регистрации.
  • Профессиональный персонал, специальное оборудование.
  • Аккредитация участников. Один участник - всего за 30 секунд. Никаких очередей.
  • Сопровождение всего мероприятия
  • Отслеживание и контроль работы всех составных частей в то время, когда это нужно.

После мероприятия

  • Анализ состава участников, а также предоставление Оргкомитету исчерпывающей статистической отчётности
  • Что даст возможность Оргкомитету более эффективно подготовить следующее мероприятие.

Почему наше программное обеспечение?

Комплексное ПО для решения любых задач

С успехом решаем самые сложные задачи в рамках мероприятий: Российский Венчурный Форум, Kazan Summit, Взгляд в будущее, и др.

Инновационное ПО

Собственное инновационное программное обеспечение, разработанное и развиваемое специально для event-задач

Компетенции в event сфере

Наша команда родом из event сферы, поэтому мы знаем всё об инструментах для решения Ваших бизнес-задач

Индивидуальный подбор инструментов, исходя из Ваших задач

Наша компания предлагает Вам высокотехнологичные инструменты управления мероприятием
Е-mail рассылки для приглашения и оповещения участников

Оплатить участие в мероприятии можно непосредственно на сайте мероприятия, где размещается соответствующий блок. Данные попадают непосредственно в нашу систему, отражаясь в карточке участника. Каждый регистратор эту информацию будет видеть при выдаче бейджа, и при необходимости (в случае отсутствия оплаты) направит участника к кассиру, который выделен в отдельное рабочее место. При оплате участия на месте (непосредственно на регистрационной стойке) каждый участник получает полный комплект документов, необходимый в данном случае.

Анкеты регистрации участников

Целью многих мероприятий является сбор на одной площадке разных участников, заинтересованных в определенной теме. Именно за возможность пообщаться с теми или иными людьми участники платят немалые оргвзносы.

Эту возможность мы готовы предоставить! Вы можете назначить встречу любому участнику мероприятия по Вашему выбору в случае, если он уже зарегистрирован. Весь перечень участников будет у Вас в Личном кабинете.

Личный кабинет участника
  • коррекция личных данных при необходимости
  • самая свежая версия программы мероприятия, отслеживание изменений
  • схема расположений залов, логистика на площадке
  • b2b встречи с участниками мероприятия по выбору
  • система записи на отдельные секции мероприятия
  • информация о групповых трансферах
  • связь с администратором по индивидуальным вопросам
CRM организатора для работы с данными участников

Очень важное достоинство ПО, дающее возможность Оргкомитету получать любые необходимые статистические отчеты в срезе на любой момент времени работы над мероприятием.

Это позволит:

  • иметь оперативную информацию о составе участников, их приездах/отъездах, количестве оплаченных оргвзносов, а также об оплате проживания

И как следствие:

  • сэкономить средства при планировании блоков мест в отелях, а также транспортной логистики.
Сервис для приёма регистрационных взносов и других платежей

Оплатить участие в мероприятии можно непосредственно на сайте мероприятия, где размещается соответствующий блок. Данные попадают непосредственно в нашу систему, отражаясь в карточке участника. Каждый регистратор эту информацию будет видеть при выдаче бейджа, и при необходимости (в случае отсутствия оплаты) направит участника к кассиру, который выделен в отдельное рабочее место. При оплате участия на месте (непосредственно на регистрационной стойке) каждый участник получает полный комплект документов, необходимый в данном случае.

Система назначения деловых встреч/Биржа деловых контактов

Целью многих мероприятий является сбор на одной площадке разных участников, заинтересованных в определенной теме. Именно за возможность пообщаться с теми или иными людьми участники платят немалые оргвзносы.

Эту возможность мы готовы предоставить! Вы можете назначить встречу любому участнику мероприятия по Вашему выбору в случае, если он уже зарегистрирован. Весь перечень участников будет у Вас в Личном кабинете.

Система записи на отдельные секции мероприятия

Вы можете посетить разные секции мероприятия по Вашему выбору. Если количество мест на них ограничено, требуется предварительная запись.

Выбрать необходимую позицию программы Вы можете в Вашем Личном кабинете.

ПО для регистрации участника и выдачи бейджа

Система регистрации и аккредитации участников MiceSystem позволяет формировать и распечатывать бейджи выбранного образца непосредственно на регистрационной стойке. Весь процесс занимает не более 30 сек на одного человека в случае, если он предварительно зарегистрирован. Никаких очередей! Количество информации, выводимой при печати на бейдж, индивидуальна и согласовывается с Оргкомитетом. При необходимости возможно размещение штрих- или QR-кодов.

Статистические отчёты во всех необходимых разрезах

Значение статистических отчетов трудно переоценить. Это и статистика для формирования общего отчета и пост-релиза по мероприятию, и возможность учесть данные для планирования следующего мероприятия.

Отчеты могут формироваться в любых временных срезах по тем параметрам, которые указывает Оргкомитет.

ПО для регистрации участника и выдачи бейджа
Программное обеспечение аккредитации (или регистрация участников на площадке мероприятия) предназначено для печати бейджей участников любого формата на любом оборудовании. Программное обеспечение может работать с веб-камерами для фотографирования участников, сканерами штрих-кода для быстрого поиска участников и RFID- считывателями для программирования чипов, встроенных в бейджи.
Программное обеспечение предусматривает:
  • журналирование данных об операторе и времени выдачи бейджа;
  • отслеживание конфликта при печати бейджа для одной записи с двух рабочих мест аккредитации.

Инструменты для управления логистикой

Система бронирования номеров в гостиницах

  • Настройка номерного фонда (редактирование перечня гостиниц, номеров, стоимости проживания, заполнение квот номеров и периодов проживания);
  • формирование связей между типами номеров и группами участников;
  • формирование статистических отчётов по номерному фонду.
  • Работа с заявками на гостиничное размещение:
  • в режиме онлайн приём и обработка заявок на гостиничное размещение, заполненных участниками на сайте;
  • самостоятельное формирование менеджером по работе с участниками заявок на размещение;
  • формирование статистических и финансовых отчётов по заявкам на размещение, по остаткам квоты, по стоимости квот и т.п.

Система управления транспортным обслуживанием

С помощью этой системы есть возможность оптимизировать количество необходимого транспорта в зависимости от рейсов прилета/отлета, отелей проживания.

Система управления экскурсионным обслуживанием

Система позволяет предоставить полную информацию о количестве участников, записавшихся на определенную экскурсию в рамках предоставленной программы, что позволяет оптимизировать расходы на транспорт и экскурсоводов.

Какова стоимость услуг?

Мы не предоставляем стандартных вариантов стоимости, а индивидуализируем расчеты под нужды Вашего проекта.

Конференция


  • набор услуг для небольшого мероприятия:
  • Подбор места проведения
  • Предоставление необходимого оборудования
  • Организация питания
  • Онлайн-регистрация
  • E-mail рассылки
  • ПО для печати бейджей

Конгресс


  • набор услуг для среднего мероприятия:
  • Подбор места проведения
  • Предоставление необходимого оборудования
  • Организация питания
  • Проживание участников, блоки мест в отелях
  • Организация и контроль логистики
  • Администраторы по залам
  • Экскурсионная и культурная программа
  • Онлайн-регистрация
  • E-mail рассылки
  • ПО для печати бейджей
  • Личный кабинет участника
  • CRM организатора
  • Управление логистикой
  • Статистические отчёты

Форум


  • набор услуг для крупного мероприятия:
  • Подбор места проведения
  • Предоставление необходимого оборудования
  • Организация питания
  • Проживание участников, блоки мест в отелях
  • Организация и контроль логистики
  • Администраторы по залам
  • Экскурсионная и культурная программа
  • Онлайн-регистрация
  • E-mail рассылки
  • ПО для печати бейджей
  • Личный кабинет участника
  • Система назначения встреч
  • Приём платежей
  • CRM организатора
  • Управление логистикой
  • Статистические отчёты

Event


  • набор услуг для event-проектов:
  • Разработка и реализация концепции
  • Подбор места проведения
  • Разработка сценарного плана
  • Исполнение бюджета заказчика
  • Оборудование любой сложности согласно концепции
  • Артисты и творческие коллективы от местных до "звезд"
  • Оформление площадки
  • Организация питания
  • Организация и контроль логистики
  • Профессиональное сопровождение
  • Организация "под ключ"

Сроки реализации и схема нашего взаимодействия

Для реализации проекта мероприятия от Вас требуется только описание формата мероприятия и немного свободного времени для обсуждения.

1-2 недели

Заполнение брифа
Утверждение техзадания
Индивидуальное решение под задачи клиента

1-2 дня

Застройка оборудования на площадке
Эксплуатация решения на мероприятии

1-2 дня

Итоговая аналитика и статистика

Всегда на связи

  • Казань
  • Набережные Челны
  • Краснодар
  • Нижний Новгород

420107, Российская Федерация,
г. Казань,
ул. Петербургская, д.42

+ 7 (843) 292-58-78
info@congressavia.ru

423823, Российская Федерация,
г. Набережные Челны,
пр-т Сююмбике д.28 (19/01)

+7 (8552) 44-65-44
chelny@congressavia.ru

350000, Российская Федерация,
г. Краснодар,
ул. Северная, 324, литер В

+7 (861) 279-00-63
krasnodar@congressavia.ru

603057, Российская Федерация,
г. Нижний Новгород,
пр. Гагарина, д. 27, офис 1230

+7 (831) 422-63-60/ 422-67-46
nnov@congressavia.ru