23-25 сентября 2020 года в Нижнем Новгороде прошла V юбилейная конференция «Цифровая индустрия промышленной России». Ее посетило 3161 человек из 14 стран, при этом более 25 000 человек смотрели трансляции с сессий через сайт конференции, YouTube канал, а также платформу IVI.

Количество участников: 3161 чел.

Даты: 23-25 сентября 2020г.

Цель:

• построение полной транспортной логистики для участников конференции на весь период проведения мероприятия, включая авиаперелеты, ж/д билеты и проезды до места проведения мероприятия (Нижегородская ярмарка) от рекомендованных отелей
• организация регистрации участников конференции в дни проведения мероприятия
• организация проживания делегатов, спикеров, СМИ и организаторов
• организация работы call-центра

Для достижения данной цели нами были решены следующие задачи:

• составлен график движения транспорта для встречи и проводов, организованы шаттлы от всех рекомендованных отелей до места проведения мероприятия и обратно
• подбор, координация подачи и движения транспорта, включая авто для VIP-гостей и спикеровв режиме 24/7
• оформлены авиаперелетыи ж/д билеты для спикеров, технического персонала, СМИ и организаторов
• организована регистрация участников конференции с использованием собственного программного комплекса MiceSystem на протяжении всех дней работы конференции, с моментальной печатью бейджей и предоставлением статистических отчетов
• организована отправка участникам электронного билета на мероприятие с уникальным QR- или штрих-кодом для быстрого и автоматизированного считывания сканерами в момент аккредитации
• проработан и подготовлен список рекомендованных отелей для проживания делегатов по специальным условиям
• организована работа call-центра в режиме 24/7 для делегатов по вопросам бронирования отелей и трансферов
• разработана уникальная система бесконтактной регистрации
• организованы стойки для самостоятельной регистрации: печать бейджей путем сканирования QR-кодов с телефонов
• создана форма быстрой онлайн регистрации для получения персонального QR-кода во избежание очередей на месте проведения мероприятия и минимизации контактов
• организовано проживание делегатов, спикеров, СМИ и организаторов: разработка и построение концепции, внедрение и координация.

Сложности: большое количество участников, разные требования для разных групп участников, сложная логистика, режим работы рабочей группы - 24*7.