Международный экономический форум «Россия – Исламский мир: KazanForum» (Казань, 7200+ чел.)
Основной задачей площадки является укрепление торгово-экономических, научно-технических и культурно-гуманитарных связей России со странами Организации Исламского сотрудничества. Данное мероприятие посетили представители из 85 стран мира и 84 регионов Российской Федерации.
Количество участников: 7200+ человек
Даты: 18-19 мая 2023 г.
Задачи:
- Презентация Республики Мордовия на выставке
- Организация приема платежей на месте, в том числе для иностранных делегатов
- Администрирование переговорных комнат и зоны подписания соглашений
Для достижения данных задач нами был выполнен следующий перечень услуг:
- Разработка индивидуального дизайн-проекта выставочного стенда
- Подготовка концепции стенда с учетом выставляемой продукции приезжающих компаний
- Застройка стенда
- Организация переговоров экспонентов с представителями других регионов для установления контактов
- Формирование перечня потенциальных иностранных покупателей для каждого из представителей стенда
- Курирование участников на протяжении всего времени прибытия в городе
- Организация лингвистического сопровождения на стенде на протяжении работы выставки
- Организация 4 пунктов приема платежей: в аэропорту, во Дворце спорта, в Центре Аккредитации и в ЭКСПО (павильон А1) с лингвистическим сопровождением процесса и предоставлением полного перечня финансовой документации
- Администрирование платных переговорных комнат Форума и координация всех служб: кейтеринг, техническое сопровождение, хелперы
- Помощь в зоне подписания соглашения на 2х этажах: отслеживания тайминга, координация ведущего и выхода моделей, подготовка папок для подписания.
Сложности: сложности с доступом на площадку по правилам проведения федеральных мероприятий, первый опыт организации СЕТИ пунктов оплаты в разных точках города.